pentru punctele de contact și activitățile comune ale ARMA și ARMADATA S.R.L.
1. Relația dintre această notă și politica ARMA
Prezenta notă completează Politica privind protecția datelor publicată de Asociația Română pentru Măsurarea Audiențelor („ARMA”) pe website-ul său. Politica ARMA rămâne documentul principal pentru prelucrările specifice activității asociative desfășurate exclusiv de ARMA, inclusiv gestionarea relațiilor cu membrii, procedurile de vot, formalitățile legale ale Asociației, relațiile contractuale proprii și alte activități asociative descrise în politica ARMA.
Prezenta notă se aplică numai în acele situații în care ARMA și ARMADATA S.R.L. („ARMADATA”) utilizează puncte de contact, resurse operaționale sau personal comun și stabilesc împreună scopurile și/sau mijloacele esențiale ale unor prelucrări de date cu caracter personal ori atunci când, la primul contact, nu este clar dacă relația relevantă este exclusiv asociativă, comercială sau mixtă.
Pentru fluxurile care țin exclusiv de activitatea comercială a ARMADATA, ARMADATA acționează ca operator distinct, iar informațiile specifice acesteia se aplică în mod corespunzător.
2. Cine suntem
Asociația Română pentru Măsurarea Audiențelor („ARMA”) este o persoană juridică fără scop patrimonial. ARMADATA S.R.L. („ARMADATA”) este societate comercială deținută de ARMA. Cele două entități utilizează, în anumite situații, aceeași adresă poștală, aceleași adrese de e-mail operaționale și același personal operațional/administrativ.
Din acest motiv, anumite puncte de contact și activități se desfășoară în comun. Pentru aceste fluxuri comune, ARMA și ARMADATA pot acționa ca operatori asociați, în sensul art. 26 GDPR.
3. Datele noastre de contact comune
• adresă poștală comună: București, str. Promoroacă nr. 3A, et. 3, sectorul 1, București;
• adresă de e-mail comună / punct de contact: contact@arma.org.ro;
• alte canale comune utilizate, după caz: telefon, formulare de contact, invitații la evenimente, semnături de e-mail ale personalului comun.
4. În ce situații prelucrăm împreună datele dumneavoastră
ARMA și ARMADATA pot prelucra împreună datele dumneavoastră în special în următoarele situații:
• când ne transmiteți o solicitare prin intermediul unui canal comun și este necesar să stabilim dacă relația dumneavoastră este una exclusiv asociativă, comercială sau mixtă;
• când folosim aceleași date de contact și același personal pentru recepția, calificarea și gestionarea solicitărilor dumneavoastră;
• când organizăm sau desfășurăm în comun întâlniri, workshop-uri, seminarii, webinare, conferințe, cursuri, adunări sau alte evenimente;
• când gestionăm în comun o bază de contacte ori istoricul interacțiunilor, în măsura în care acestea există și sunt utilizate de ambele entități pentru scopuri comune;
• în orice alte situații în care vă informăm expres că prelucrarea este realizată în comun de ARMA și ARMADATA.
5. Ce tipuri de date putem prelucra în aceste fluxuri comune
• date de identificare și contact: nume, prenume, funcție, companie, loc de muncă, adresă de e-mail, număr de telefon;
• date din corespondență și interacțiuni: conținutul mesajelor, solicitări, răspunsuri, istoric de comunicare, note operaționale aferente solicitării;
• date legate de participarea la evenimente: înscriere, prezență, rol (de exemplu speaker, moderator, participant), semnătură, materiale transmise sau primite;
• date tehnice generate de utilizarea serviciilor digitale: adresă IP, tip de browser, sistem de operare, date privind sesiunea, loguri și alți identificatori tehnici limitați la ceea ce este necesar serviciului utilizat;
• imagine și voce, atunci când participați la teleconferințe, fotografii, filmări sau înregistrări și dacă sunt îndeplinite condițiile legale aplicabile.
6. În ce scopuri și în baza căror temeiuri prelucrăm datele
• pentru a primi, analiza, direcționa și răspunde solicitărilor dumneavoastră – în baza interesului legitim de a comunica eficient și de a identifica entitatea relevantă;
• pentru a organiza și desfășura activități și evenimente comune – în baza interesului legitim și, după caz, a executării unor demersuri precontractuale/contractuale sau a unei obligații legale;
• pentru a gestiona relațiile profesionale comune cu reprezentanții companiilor și ai altor entități – în baza interesului legitim;
• pentru fotografiere, filmare, înregistrare audio-video și publicarea imaginii/vocii – în baza consimțământului, atunci când acesta este necesar potrivit legii sau procedurilor noastre;
• pentru îndeplinirea unor obligații legale, apărarea drepturilor noastre și gestionarea incidentelor, cererilor sau litigiilor legate de fluxurile comune – în baza obligației legale și/sau a interesului legitim, după caz.
7. Cum împărțim responsabilitățile principale
Responsabilitățile dintre ARMA și ARMADATA sunt împărțite în mod transparent, fără a afecta dreptul dumneavoastră de a vă exercita drepturile față de oricare dintre cele două entități.
• ARMA publică, de regulă, pe website-ul său politica specifică activității asociative și această notă comună;
• ARMADATA colaborează cu ARMA pentru actualizarea acestei note și, după caz, o publică sau o pune la dispoziție pe canalele relevante proprii;
• canalele comune de contact sunt administrate operațional prin personal comun, iar solicitările sunt direcționate intern către entitatea sau fluxul relevant;
• pentru solicitările privind drepturile persoanelor vizate, Părțile colaborează pentru identificarea fluxului relevant și pentru formularea răspunsului;
• dacă un eveniment sau o activitate comună implică sisteme digitale, înregistrări sau alte setări tehnice, ARMA și ARMADATA stabilesc în avans cine configurează sistemul, cine activează înregistrarea, cine păstrează fișierele și cine aprobă comunicările ulterioare;
• în măsura în care ARMADATA administrează infrastructura IT comună sau anumite licențe/platforme utilizate și în fluxurile comune, aceasta răspunde de măsurile tehnice aferente infrastructurii administrate de ea; ARMA răspunde în mod prioritar de contextul funcțional al activităților asociative și de regulile operaționale aferente acestora.
8. Cui putem divulga datele
Putem divulga datele dumneavoastră către furnizori de servicii utilizați în fluxurile comune, inclusiv furnizori de servicii IT, teleconferință audio-video, semnătură electronică, transmitere securizată a documentelor, transcriere și, în anumite cazuri, instrumente de inteligență artificială generativă cu risc minim/limitat, utilizate în mod controlat și proporțional cu scopul urmărit.
De asemenea, putem divulga date către autorități, instanțe, consultanți, auditori sau alți destinatari atunci când există o obligație legală, când acest lucru este necesar pentru apărarea drepturilor noastre sau când legea permite în mod expres o asemenea divulgare.
9. Transferuri de date în străinătate
Unele servicii folosite în fluxurile comune pot implica furnizori stabiliți în alte state din UE/SEE și, după caz, infrastructuri sau sub-prelucrări cu elemente internaționale. În astfel de situații, ne asigurăm că există un temei legal adecvat pentru transfer și că sunt respectate cerințele GDPR.
10. Cât timp păstrăm datele
• datele din corespondența comună se păstrează pe durata soluționării și, de regulă, până la 3 ani de la colectare, dacă nu există o obligație legală ori un litigiu care justifică o durată mai mare;
• datele privind evenimentele comune se păstrează pe durata necesară organizării, desfășurării și follow-up-ului și apoi potrivit regulilor interne aplicabile categoriei respective de activitate;
• datele prelucrate în baza consimțământului, cum sunt imaginea și vocea, se păstrează până la retragerea consimțământului sau până la expirarea duratei comunicate, dacă aceasta survine mai devreme, cu excepția cazului în care există un alt temei legal pentru păstrare;
• pentru fluxurile care, după primul contact, devin exclusiv asociative sau exclusiv comerciale, se aplică termenii de retenție din politica ori nota specifică a entității relevante.
11. Drepturile dumneavoastră
Aveți, în condițiile prevăzute de GDPR, dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, opoziție, retragere a consimțământului, portabilitate, precum și dreptul de a depune plângere la ANSPDCP și de a vă adresa instanțelor competente.
Vă puteți exercita drepturile față de ARMA sau ARMADATA. Dacă solicitarea privește un flux comun, noi vom coordona intern răspunsul, fără a vă cere să identificați singur/singură entitatea „corectă”.
12. Cum ne puteți contacta
Pentru întrebări privind această notă sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, ne puteți scrie la contact@arma.org.ro sau la adresa poștală comună menționată mai sus.
13. Observație importantă
Această notă nu înlocuiește Politica privind protecția datelor a ARMA și nici eventualele informări specifice ale ARMADATA pentru activitățile sale comerciale proprii. Ea completează documentele menționate pentru acele situații în care punctele de contact, personalul și anumite activități sunt comune sau se întrepătrund.
14. Data actualizării
Rev. 22 iunie 2026